展覽組織實踐表明，展覽產(chǎn)業(yè)主題定位準(zhǔn)確有利于招展活動的進行，而目標(biāo)市場的明確則有利于招商活動的進行：相比產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢而言，目標(biāo)市場的優(yōu)勢對展覽業(yè)的影響及促進作用更大。原因在于參展商投人很多經(jīng)費參加展覽主要是為了拓展銷路和市場，如果觀眾很少，或者觀眾的質(zhì)量不高，參展商的信心就會大打折扣。因此，觀眾是展覽的生命線，展覽成功與否的本質(zhì)就在于觀眾組織管理的成效，而不是一味提高參展商的數(shù)量。
隨著展覽市場的競爭加劇，我國越來越多的展覽組織機構(gòu)也開始認(rèn)同“展覽成功的關(guān)鍵在于觀眾組織”這一觀點，改變以往只注重招展，緊盯展位銷售收益的思路，將展覽組織的工作重點轉(zhuǎn)到觀眾組織上來。
觀眾組織管理的方案可以分成以下五個步驟：界定觀眾、評估市場、確定主題、制定推廣方案、效果評估。展覽組織機構(gòu)在嚴(yán)密的方案指導(dǎo)下通過動態(tài)的評估與監(jiān)測，就可以從容地進行觀眾組織推廣的戰(zhàn)術(shù)組合，提高觀眾組織的效率和效果。
觀眾組織與推廣的主要目的就是要將展覽市場拓展所期望的目標(biāo)觀眾組織起來參加展覽，因此在觀眾組織工作開展前就需對目標(biāo)觀眾進行清晰的界定。目前，我國和美國展覽業(yè)根據(jù)觀眾的特征進行界定，其數(shù)據(jù)來源可以從觀眾統(tǒng)計、行業(yè)調(diào)查、市場研究等渠道人手。在采集觀眾信息時就應(yīng)注重觀眾的職務(wù)、購買決策力等方面的詳細資料，結(jié)合不同的展覽題材，對觀眾群體的組成結(jié)構(gòu)進行基本界定，以便針對展覽項目的實際情況，制定相關(guān)的觀眾組織策略。
展覽觀眾特征
同時，展覽組織機構(gòu)需結(jié)合以下具體問題，深人了解目標(biāo)觀眾的實際需求，并最終完成目標(biāo)觀眾的界定工作。
1.誰是展覽的目標(biāo)觀眾?(展覽題材不同，目標(biāo)觀眾也會有所不同)
2.淚標(biāo)觀眾在展覽中的主要角色是什么?(即目標(biāo)觀眾參展的身份，是采購商還是研究人員或是生產(chǎn)企業(yè)的技術(shù)人員等)
3.淚標(biāo)觀眾參加展覽活動的主要目標(biāo)是什么?(目標(biāo)觀眾參展的主要目的是采購，還是詢價或是進行相關(guān)的產(chǎn)品信息收集等)
4.目標(biāo)觀眾適合什么樣的展覽主題活動?(目標(biāo)觀眾需參加市場推介、高級研讠寸會或是相關(guān)新產(chǎn)品發(fā)布會等)
5.誰來支付報名參觀費用，費用是多少?(目標(biāo)觀眾的參觀費用是由誰支付的，對參觀展覽門票價格的敏感程度如何)
6.什么時候是參觀的最佳時間?(不同的目標(biāo)觀眾群體，對時間的要求會有所不同)
7.什么是目標(biāo)觀眾的區(qū)域性?(明確招展的重點區(qū)域)
8.如何安排與參觀有關(guān)的設(shè)施?(如VIP會客廳、媒體中心等)
9.展覽為目標(biāo)觀眾能帶來什么利益?(對目標(biāo)觀眾的增值服務(wù)，如免費機票、穿梭巴士等)
10.參觀需要花費多少時間?(進行生理與心理疲勞度預(yù)測，確定目標(biāo)觀眾在展館停留的時間)
11.爭奪這些目標(biāo)觀眾的同類展覽有哪些?(確定有多少競爭展覽在爭奪目標(biāo)觀眾，從而能更全面地確定針對性的推廣策略)
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